ブライダル管理システム

コーディネーターが求めていたのは「金銭管理」ではなく「ステータス管理」でした

従来のブライダルシステムは宴会場管理に代表される「金銭管理」が主眼でしたが、コーディネーターが求めていたのは「ステータス管理」でした
今このお客様は何をしなければならないのか？　手配関連は完了しているか？　など、日々の業務で忘れがちなアクションをシステムがサポートします

システムの特長

ブライダルコーディネータの業務はフェアの開催・見込み客集客業務に始まり、お二人の結婚式・披露宴の決め細やかなフォローまで多岐に渡ります。
コーディネータ１人にフォーカスすると、新郎・新婦のリクエストに対する対応や自分自身の勤務時間もまちまちで、まさにフレキシブルなマルチ対応が求められます。
ファイブのブライダルコーディネータ管理システムは、そのような現場のブライダルコーディネータの悩みや課題をヒアリングし、今までの宴会管理システムにない、独自のブライダルコーディネータアシストを具現化しました。

具体的には、コーディネーションの流れに注目し、現場のコーディネータがそれぞれの状況で必要なアクションを簡単且つタイムリーに提供できるようにアシストできるシステムを目指しました。
例えば、半年にわたる顧客対応などで忘れがちな節目節目のアクションを今日のＴｏＤｏ画面に表示することにより、複数担当を持つ忙しいコーディネータの対応忘れや手配モレをなくします。

来場受付から始まり、会場空き状況確認、仮予約、正式予約、見積作成、手配管理、原価管理、売上管理、仕入管理、担当者不在時にも対応記録が残せる付箋機能、そして全業務にまたがる今日のＴｏＤｏ表示など、現場の業務にそったアシストをします。
また、マネージャーが必要な売上アップ対策への情報として、紹介媒体集計、仮予約・正式予約件数進捗／予約率の把握、商談不成立理由集計などにも対応すると共に、売上・仕入業務に代表される経理業務も省力化します。

ファイブのブライダルコーディネータ管理システムは、
広範な現場業務をサポートします

受付→仮予約→正式予約→打合せ→挙式前最終確認→挙式当日→挙式後対応という時系列な流れをベースに、それぞれのフェーズで必要な業務を網羅。
その全体にまたがったブライダルコーディネータのＴｏＤｏ表示と挙式・宴会毎の原価管理が可能です。

実際、ブライダルコーディネータは顧客対応もこなし、販促に必要な情報収集・実際の販促施策実施、会議資料の作成など作業も含めた業務は多岐にわたります。
毎週開かれる会議や受注進捗情報など資料作成も大変です。
これら業務で必要な資料作成などの集計・繰り返し作業は、コンピュータシステムの最も得意とする仕事ですので、それらはコンピュータに任せ、 コーディネータはもっとクリエイティブな業務に専念すべきであるという発想から、様々な集計帳票も用意しました。

具体的な活用目標としては．．

1. 見込み客の情報を整理し、営業進捗を管理する
2. 仮予約・正式予約からの打ち合わせ・手配等のステータス管理を行い、多忙なコーディネータの手配モレや発注ミスを極力防ぐ
3. 顧客からの問合せに対し、たらい回しにせず、担当者以外でもその場で回答できるように情報を共有し、顧客サービスの向上を目指す
4. 原価管理（利益管理）の徹底による、売上／利益予測・計画性の向上を目指す
5. ブライダルの販売管理をデータベース化し、売上・仕入を含む経理帳簿作成を自動化し、会計システムとも連動することによって、ブライダル部門・経理部門の省力化を図る
6. 受注進捗状況・媒体別来館数など、主要機能次のマーケティング戦略策定に必要な情報をタイムリーに提供する
7. 婚礼後の顧客も含めた、効果的ＤＭによる生産性の向上を目指すなどが挙げられます

主要機能

顧客ステータス表示	メイン画面でいつでも顧客別の状況が確認できます
今日の作業チェック	担当者別に直近の残作業が表示できます
会場予約処理	本予約、仮予約、仮抑えなど様々な形で会場予約が可能です
対応記録	担当者以外の顧客対応も、顧客別に保存・参照可能です
顧客別予定管理	顧客別アクション締切日の登録により、直近の作業を表示できます
見積作成	多彩なプランや雛形処理など、顧客別の見積作成をスピーディに行えます
発注処理	見積明細から連動して、業者別に発注書出力が可能です
仕入処理	発注明細から連動して、仕入計上可能です
請求・入金処理	顧客別の請求・入金確認が行えます
売上処理	日々売上計上することにより、予算・実績管理が可能です
会計自動仕訳連動	システムで入力したデータはそのまま会計データとして利用できます

主要帳票

予約状況表

仮予約リスト

ブライダル別収支表

分類別売上金額リスト

新規・仮予約・決定対比表

キャンセル理由集計表

売上リスト

バンケット予定表

前受売掛入金明細表

入金明細表

ＤＭデータ出力